業務をタスク分割し担当者に配分しGoogleカレンダー連携GPTs
先日に山形県の西川町商工会で
講演する前にイーンスパイアw
イーンスパイアの横田です。
https://www.enspire.co.jp
もう少し分かりやすく
ならないか模索中（笑）
さて、本題です。
CgatGPTで自分の好きなGPTsを開発できるので
業務改善できる！タスクを分割し効率化するツール
https://chatgpt.com/g/g-XyaTrFCfv
業務改善できる！業務から案件をタスクの指示ツール
https://chatgpt.com/g/g-pZ0392ikK
という便利なツールを作成してみました。
https://www.youtube.com/watch?v=e0wEjJZT93w
業務をタスク分割し担当者に配分しGoogleカレンダー連携GPTs
ネットビジネス・アナリスト横田秀珠氏が、タスク分割と業務改善を効率化するツールGPTsを紹介しています。動画では、ツールを使って業務をタスクに分割し、管理する手順を解説。具体例としてホームページ作成の流れを示し、タスクを分解し、プロジェクトを計画する方法を説明します。また、タスクをGoogleカレンダーに紐付けてスケジュール管理を行うツールのデモも紹介。これにより、業務効率を高め、プロジェクトの進行をスムーズにする方法を学べます。
業務をタスク分割し担当者に配分しGoogleカレンダー連携GPTs
超要約１分ショート動画こちら↓
https://www.youtube.com/shorts/suvFSxRF7OQ
業務改善のためのGPTsツール活用法：タスク分割から予定管理まで
- はじめに
- 業務改善とタスク分割の重要性
- タスク分割と効率化ツールの紹介
- タスク指示ツールの活用方法
- Googleカレンダーと連携したタスク管理AI
- おわりに
- よくある質問
はじめに
皆さん、こんにちは。ネットビジネス・アナリストの横田秀珠です。今日は、業務改善に役立つ最新のGPTsツールについてお話しします。
近年、AIの進化により、ビジネスの効率化が加速しています。特に、GPT（Generative Pre-trained Transformer）技術を活用したツールは、私たちの日々の業務を大きく変革する可能性を秘めています。
今回ご紹介するのは、業務のタスク分割できる「業務改善できる！タスクを分割し効率化するツール」と具体的な担当者への指示作成できる「業務改善できる！業務から案件をタスクの指示ツール」、さらに個々の担当者のGoogleカレンダーへ自動連携し登録する「📅 タスク管理AI」という3つのGPTsツールです。これらのツールを活用することで、複雑な業務プロセスを簡素化し、チームの生産性を飛躍的に向上させることができます。
では、これらのツールがどのように機能し、私たちの業務をどのように改善できるのか、具体的に見ていきましょう。
業務改善とタスク分割の重要性
業務改善を効果的に行うためには、まず全体の業務を適切にタスクに分割することが重要です。タスク分割により、以下のような利点が得られます：
- 業務の全体像の把握
- 各タスクの優先順位の明確化
- リソースの適切な配分
- 進捗管理の容易さ
- チームメンバー間の役割分担の明確化
しかし、適切なタスク分割は簡単ではありません。特に大規模なプロジェクトや複雑な業務では、重要なステップを見落としたり、不適切な分割をしてしまうリスクがあります。そこで役立つのが、AIを活用したタスク分割ツールです。
タスク分割と効率化ツールの紹介
最初に紹介するのは、「業務改善できる！タスクを分割し効率化するツール」です。このGPTsは、与えられた業務やプロジェクトを適切なタスクに分割し、効率的な実行計画を提案します。
使用方法は非常に簡単です：
- ツールに対して、実行したい業務やプロジェクトの概要を入力します。
- AIが自動的にタスクを分割し、リストアップします。
- 必要に応じて、さらに詳細な説明や時系列でのスケジュールを要求できます。
例えば、「新規ホームページを作成したい」という入力に対して、AIは以下のようなタスク分割と時系列のスケジュールを提案します：
- プロジェクトキックオフ（1週目）
- 目標、ターゲットオーディエンス、要件の明確化
- チームメンバーの決定
- 企画・設計（2-3週目）
- サイトマップの作成
- ワイヤーフレームの設計
- コンテンツ作成（4-6週目）
- テキスト原稿の執筆
- 画像・動画の準備
- デザイン（7-9週目）
- ビジュアルデザインの作成
- デザインレビューと修正
- 開発（10-11週目）
- HTMLコーディング
- CMSの実装（必要に応じて）
- テストと最適化（12週目）
- クロスブラウザテスト
- パフォーマンス最適化
- ローンチ準備と公開（13週目）
- 最終チェック
- サーバーへのアップロード
- ドメイン設定
このように、AIがプロジェクトを細分化し、時系列で整理することで、全体の流れが把握しやすくなります。また、表形式で出力することも可能で、視覚的に理解しやすい形でタスクを管理できます。
タスク指示ツールの活用方法
次に紹介するのは、「業務改善できる！業務から案件をタスクの指示ツール」です。このツールは、分割されたタスクをさらに具体的な指示に落とし込み、担当者への割り当てまで行います。
使用手順は以下の通りです：
- 事業名と案件名を入力します。
- AIが詳細情報を質問するので、それに答えていきます。
- 入力された情報をもとに、AIが具体的なタスク指示と担当者の割り当てを行います。
例えば、ホームページ作成プロジェクトの場合、以下のような質問が行われます：
- ホームページ作成の目的は何ですか？
- どのような主要な機能やコンテンツが必要ですか？
- ターゲットとする顧客層はどのような方々ですか？
- コンテンツ作成の担当者は誰ですか？
- デザインの担当者は誰ですか？
- 開発を担当するチームは誰ですか？
これらの質問に答えることで、AIは各タスクに対して具体的な指示と担当者を割り当てます。例：
タスク：ホームページのコンテンツ作成
担当：イチローさん
指示：
1. 新規顧客獲得を目的としたコンテンツを作成してください。
2. テキストと画像を用いて、製品・サービスの特徴を分かりやすく説明してください。
3. コンテンツの品質やトーン、マナーについては、後日指示します。
4. 完成したコンテンツは、デザイン担当の大谷翔平さんに送ってください。
締め切り：2週間以内このように、各担当者が具体的に何をすべきか、明確な指示が生成されます。これにより、タスクの実行漏れや誤解を防ぎ、効率的なプロジェクト進行が可能になります。
Googleカレンダーと連携したタスク管理AI
最後に紹介するのは、「📅 タスク管理AI」です。このツールは、前述の2つのツールで分割・指示されたタスクを、実際のスケジュールに落とし込むのに役立ちます。
特筆すべき点は、Googleカレンダーと直接連携できることです。使用方法は以下の通りです：
- タスク管理AIに、スケジュール化したいタスクの概要を伝えます。
- AIが必要な情報を質問するので、それに答えます。
- AIがタスクを細分化し、日程を提案します。
- 提案されたスケジュールを確認し、OKを出します。
- AIが自動的にGoogleカレンダーにタスクを登録します。
例えば、「ChatGPTのセミナーで使うレジュメを作成したい」というタスクを入力すると、AIは以下のようなステップを提案し、各ステップをカレンダーに登録します：
- セミナーの目的と対象者の明確化
- レジュメの構成案作成
- 各セクションの詳細内容の執筆
- 視覚資料（図表、グラフ）の作成
- レジュメの校正と編集
- 最終確認とフォーマット調整
これらのタスクが自動的にGoogleカレンダーに追加され、日程や所要時間も設定されます。これにより、タスクの計画から実行、管理までをシームレスに行うことが可能になります。
おわりに
今回ご紹介した3つのGPTsツール、「業務改善できる！タスクを分割し効率化するツール」「業務改善できる！業務から案件をタスクの指示ツール」「📅 タスク管理AI」は、業務改善プロセスを大幅に効率化する可能性を秘めています。
これらのツールを組み合わせることで、以下のような一連の流れが実現できます：
- 大きな業務やプロジェクトを適切にタスク分割する
- 分割されたタスクを具体的な指示と担当者に落とし込む
- 各タスクを実際のスケジュールに反映し、カレンダーで管理する
この流れにより、プロジェクト管理の透明性が高まり、チームメンバー間のコミュニケーションも円滑になります。また、マネージャーは全体の進捗を把握しやすくなり、必要に応じて迅速な調整が可能になります。
ただし、これらのツールはあくまでも支援ツールであり、人間の判断や創造性に取って代わるものではありません。AIの提案を適切に評価し、必要に応じて修正を加えながら活用することが重要です。
皆さんもぜひ、これらのGPTsツールを試してみてください。業務プロセスの改善や効率化に役立つはずです。新しいテクノロジーを積極的に取り入れ、より生産的で創造的な仕事の仕方を探求していきましょう。
よくある質問
Q1: これらのGPTsツールは無料で使用できますか？
A1: 具体的な料金設定については各ツールの提供元にお問い合わせください。多くのAIツールは、基本機能を無料で提供し、高度な機能やより多くの使用量に対して課金するフリーミアムモデルを採用しています。
Q2: これらのツールを使用するために特別なスキルは必要ですか？
A2: 基本的な操作は直感的で、特別なスキルは必要ありません。ただし、AIの提案を適切に評価し、必要に応じて調整を加えるためには、プロジェクト管理の基本的な知識があると役立ちます。
Q3: AIが提案したタスク分割や指示が適切でない場合はどうすればよいですか？
A3: AIの提案は常に完璧というわけではありません。提案内容を批判的に評価し、必要に応じて修正や追加を行ってください。また、より詳細な情報や具体的な要求を入力することで、より適切な提案を得られる可能性があります。
Q4: これらのツールは大規模なプロジェクトにも対応できますか？
A4: 基本的には対応可能ですが、非常に複雑で大規模なプロジェクトの場合、人間の専門家による監督や調整が必要になる場合があります。AIツールは補助的な役割として活用し、最終的な判断は人間が行うことをお勧めします。
Q5: Googleカレンダー以外のカレンダーアプリとも連携できますか？
A5: 現在紹介したツールはGoogleカレンダーとの連携を前提としていますが、他のカレンダーアプリとの連携機能が追加される可能性もあります。具体的な連携オプションについては、各ツールの最新情報をご確認ください。
続きは15分の動画で解説しました。
https://www.youtube.com/watch?v=XcVRh9HhJ2I
0:00 📢 はじめにとツール紹介
1:12 📊 タスク分割の基本と前提条件
2:24 📝 業務改善ツールの活用例
3:39 🔧 ツールの操作デモ（タスクの細分化）
4:47 🗓️ タイムスケジュールの作成
5:56 📋 表形式でのタスク管理
7:02 📍 次のツールの紹介とタスク指示方法
8:11 🖥️ 業務の具体例とタスク設定
9:19 🎯 担当者ごとのタスク割り振り
10:27 🗂️ タスクのスケジュール化
11:37 🤖 ChatGPTを使ったタスク管理
12:46 🔗 Googleカレンダーとの連携
13:53 ✅ Googleカレンダーへのタスク登録完了
上記の動画はYouTubeメンバーシップのみ
公開しています。詳しくは以下をご覧ください。
https://yokotashurin.com/youtube/membership.html
YouTubeメンバーシップ申込こちら↓
https://www.youtube.com/channel/UCXHCC1WbbF3jPnL1JdRWWNA/join
💡タスク分割
タスク分割とは、大きなプロジェクトを小さな、管理しやすいタスクに分けることです。ビデオでは、大きな目標を達成するために必要なステップを細かく分け、効率化することをテーマにしています。例えば、ウェブサイトの新規作成という大きなタスクを、プロジェクトキックオフミーティング、目標の定義、コンテンツの作成など小さなタスクに分けることが例えられます。
💡効率化
効率化とは、業務やプロセスをより速く、安く、または簡単に行うために改善することです。ビデオでは、タスク分割を通じて業務を効率化し、時間を節約し、リソースを最適に活用する方法が語られています。タスクの分割と指示の明確化が、プロジェクトをスムーズに進めるために不可欠であると説明されています。
💡指示
指示とは、特定のタスクやプロジェクトを実行する際に従うべき手順や方針です。ビデオでは、タスク分割後、各担当者に明確な指示を出すことが重要であると強調されています。たとえば、ウェブサイトのデザインや開発タスクに対して、具体的な指示を出すことで、期待される結果に達するのに役立ちます。
💡GPTs
GPTsとは、 Generative Pre-trained Transformer の略で、テキスト生成のためのディープラーニングモデルです。ビデオでは、GPTsを利用してタスクの分割、指示の作成、スケジュールの管理を行うツールが開発されたと紹介されています。これらのツールは、業務改善に役立つとされています。
💡プロジェクトキックオフミーティング
プロジェクトキックオフミーティングとは、プロジェクト開始時に行われる最初の会議で、目標、スケジュール、役割分担などを共有します。ビデオでは、ウェブサイト作成プロジェクトの初期段階で行うべきタスクとして、プロジェクトキックオフミーティングが挙げられています。これはプロジェクトの成功に向けた重要な一歩です。
💡スケジュール
スケジュールとは、予定されたタスクやイベントを時間的に整理したものです。ビデオでは、タスクの分割と指示の作成後、それらをスケジュールに組み込むことが重要です。スケジュールは、プロジェクトの進捗を追跡し、期限に間に合うように計画するのに役立ちます。
💡Googleカレンダー
Googleカレンダーは、オンラインカレンダーサービスで、予定やイベントを管理することができます。ビデオでは、タスク管理AIツールがGoogleカレンダーと連携して、タスクをスケジュールに登録する機能が紹介されています。これにより、ユーザーはデジタルアシスタントを通じてスケジュールを簡単に管理できるようになります。
💡ChatGPT
ChatGPTは、対話型AIチャットボットのひとつで、ユーザーとの自然言語でのコミュニケーションを可能にします。ビデオでは、ChatGPTがセミナーのレジュメを作成するタスク管理を支援する例が挙げられています。これは、AIがビジネスプロセスを支援する可能性を示す例です。
💡SEO対策
SEO対策とは、ウェブサイトを検索エンジンに優位に表示させるための対策です。ビデオでは、ウェブサイト作成プロジェクトにおいて、SEO対策が行われることが期待されるとされています。これは、ウェブサイトがオンライン上で見つけやすくなるための重要事項です。
💡デザイナー
デザイナーとは、グラフィックデザイン、ウェブデザイン、プロダクトデザインなど、さまざまなデザイン分野で働く職種です。ビデオでは、ウェブサイト作成プロジェクトにおいてデザイナーが担当するタスクが語られています。デザイナーは、ウェブサイトのビジュアルデザインを担当し、ユーザー体験を向上させる責任があります。
