GPTs｢業務改善できる！議事録(Zoom対応)日報(ロープレ)作成｣

2024年9月12日

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島根の出雲に来ました。
昨年のリピートでした。
イーンスパイアの横田です。
https://www.enspire.co.jp

ありがとうございます

さて、本題です。

CgatGPTで自分の好きなGPTsを開発できるので
GPTs｢業務改善できる！ハイライトつき議事録作成(Zoom対応)｣
https://chatgpt.com/g/g-JDIOwZeAh
GPTs｢業務改善できる！ロープレ形式による日報の作成ツール｣
https://chatgpt.com/g/g-cJpVFTmkL
という便利なツールを２つ作成してみました。
https://www.youtube.com/watch?v=Uae4-r3D9Zw

GPTs｢業務改善できる！議事録(Zoom対応)日報(ロープレ)作成｣

ネットビジネスアナリスト横田秀珠が、業務効率化に役立つカスタムGPTsを紹介。Zoom会議の議事録作成ツールと日報作成ツールの2つが焦点。議事録ツールは会議内容を自動的に整理し、ハイライト機能付きで会議の要点を把握できる。日報ツールはロープレ形式で簡単に日報を作成可能。これらのツールは、時間短縮と業務改善に大きく貢献する。

GPTs｢業務改善できる！議事録(Zoom対応)日報(ロープレ)作成｣

超要約１分ショート動画こちら↓
https://www.youtube.com/shorts/FdE58iHS5pQ

業務効率化の救世主！ChatGPTで作る議事録と日報作成ツール

はじめに
業務に欠かせない2つのツール
議事録作成ツールの紹介
日報作成ツールの紹介
カスタマイズの重要性
おわりに
よくある質問（Q&A）

はじめに

ビジネスの世界では、効率的な情報共有と業務管理が成功の鍵を握ります。その中でも、議事録と日報は多くの企業で欠かせない存在です。しかし、これらの作成には時間と労力がかかり、本来の業務に集中できない要因になることもあります。

そこで注目したいのが、最新のAI技術を活用した業務改善ツールです。特に、ChatGPTを利用したカスタムGPTsは、これらの課題を解決する強力な味方となります。今回は、業務効率を劇的に向上させる2つのGPTsツール、「議事録作成支援」と「日報作成支援」について詳しくご紹介します。

これらのツールを活用することで、単に時間を節約するだけでなく、より質の高い情報共有が可能になり、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。では、具体的にどのようなツールなのか、そしてどのように活用できるのか、詳しく見ていきましょう。

業務に欠かせない2つのツール

ビジネスの現場で、ほぼ全ての社員が日常的に関わる業務として、「議事録作成」と「日報作成」が挙げられます。これらは単なる記録以上の重要な役割を果たしています。

1. 議事録作成の重要性

議事録は、会議で話し合われた内容、決定事項、今後のアクションプランを正確に記録し、共有するためのツールです。以下のような重要な役割を果たします：

会議の結果を明確化し、参加者全員の認識を統一する
欠席者への情報共有
今後のアクションプランの基礎資料
過去の決定事項や議論の経緯を参照するための記録

2. 日報作成の意義

日報は、個人やチームの日々の業務内容、進捗状況、課題などを報告するためのツールです。以下のような利点があります：

上司との円滑なコミュニケーション
自身の業務の振り返りと改善
チーム全体の進捗状況の把握
問題点の早期発見と対応

これらのツールは非常に重要である一方で、作成に時間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうという課題もあります。そこで、ChatGPTを活用したカスタムGPTsによる自動化ツールの登場が、この問題を解決する可能性を秘めています。

議事録作成ツールの紹介

まず、「業務改善できる！ハイライトつき議事録作成(Zoom対応)」というGPTsについて紹介します。このツールは、Zoomなどのオンライン会議ツールで自動生成された文字起こしデータを基に、構造化された議事録を作成します。

特徴と使用方法

自動構造化: 会議の内容を自動的に整理し、「開催日時」「参加者」「議題」などの項目に分類します。
ハイライト機能: 重要なポイントを時間とともにハイライトし、後から内容を振り返りやすくします。
決定事項の抽出: 会議中の決定事項を自動的に抽出し、明確にリストアップします。
Zoom連携: Zoomの文字起こし機能（Tactiq）と連携し、直接データを取り込むことができます。

使用例

実際に使用してみると、以下のような議事録が自動生成されます：

markdownCopy## 議事録

### 開催日時: 2024年9月12日 14:00-15:30
### 開催場所: オンライン（Zoom）
### 参加者: 山田太郎、佐藤花子、鈴木一郎
### 欠席者: なし
### 議長: 山田太郎
### 書記: AI助手

### 議題:
1. 第3四半期の販売戦略について
2. 新製品ラインナップの検討
3. マーケティング予算の見直し

### ハイライト:
- 00:05:30 - 第3四半期の目標設定
- 00:15:45 - 新製品Aの特徴説明
- 00:30:20 - マーケティング予算の増額提案

### 決定事項:
1. 第3四半期の販売目標を前年比110%に設定
2. 新製品Aの10月発売を決定
3. マーケティング予算を20%増額し、デジタル広告に重点配分

### 次回会議:
日時: 2024年9月26日 14:00-15:30
場所: オンライン（Zoom）

このように、ChatGPTを活用することで、単なる文字起こしから構造化された有用な議事録へと変換することができます。これにより、会議後の情報整理や共有が格段に効率化されます。

日報作成ツールの紹介

次に、「業務改善できる！ロープレ形式による日報の作成ツール」について紹介します。このGPTsは、対話形式で必要な情報を入力していくことで、簡単に日報を作成することができます。

特徴と使用方法

インタラクティブな入力: 質問に答えていく形で必要な情報を入力できるため、漏れがなくなります。
構造化された出力: 入力した情報を自動的に整理し、読みやすい形式で出力します。
カスタマイズ可能: 会社や部署の要件に合わせて、質問項目をカスタマイズすることができます。
時間節約: 日報作成の時間を大幅に短縮し、本来の業務に集中できます。

使用例

実際に使用してみると、以下のような対話が行われ、最終的に構造化された日報が生成されます：

markdownCopyAI: 日報作成を開始します。まずは日付を入力してください。

人間: 2024年9月10日

AI: ありがとうございます。次に、本日の作業内容を簡潔に記述してください。

人間: 島根県の出雲商工会議所で生成AIのテーマで講演をいたしました。

AI: 承知しました。本日の進捗状況を選択してください。
1. 未着手
2. 進行中
3. 完了

人間: 3. 完了

AI: 達成した成果や目標の達成度を教えてください。

人間: 講演が終わった後に質問が1時間ぐらいあったりして非常に盛り上がったし、そして時間で話せなかったことも最後の質問コーナーのところで話せたりして良かったと思っています。非常に満足度も高くて、また次回も来年度も聞きたいという声も多くいただきましたので、ぜひまた営業してですね頑張っていきたいと思います。

AI: 本日の課題や障害があれば簡単に記述してください。

人間: 新潟から出雲に移動する時に飛行機を使ったのですが、航空券のチケットの手配がうまくいってなくて少し焦りました。結果的には緊急で対応しておいてなんとかなったので良かったです。この辺がミスがないような体制にするように改善をしていきたいなと思っています。

AI: 明日の予定や優先順位の高いタスクを記述してください。

人間: 明日は茨城県の鉾田市商工会に行く予定です。朝も早いので、ちゃんと起きていきたいと思います。

AI: その他のコメントや報告に追加すべきことがあったら教えてください。

人間: 来週の火曜日なんですが、午前中に保護者面談があるので少し有給を取らせてください。よろしくお願いします。

AI: チームメンバーや上司の連絡事項があれば簡潔に聞いてください。

人間: 来年度の営業計画なのですが、少し早めに動いた方がいいということなので、スケジュールを立てるときに気をつけたいと思います。またね報告したいと思います。

AI: ありがとうございます。以上の情報を基に日報を作成しました。

## 日報

### 日付: 2024年9月10日

### 本日の作業内容:
島根県の出雲商工会議所で生成AIのテーマで講演を実施

### 進捗状況: 完了

### 成果・達成度:
- 講演後の質問時間が1時間程度あり、非常に盛り上がった
- 時間内に話せなかった内容も質問コーナーでカバーできた
- 参加者の満足度が高く、次回・来年度の講演依頼の声も多数あり

### 課題・障害:
- 新潟から出雲への移動時、航空券の手配に問題があり一時的に混乱
- 緊急対応で解決したが、今後のミス防止のための体制改善が必要

### 明日の予定・優先タスク:
茨城県鉾田市商工会での講演（早朝の移動あり）

### その他報告事項:
来週火曜日午前中に保護者面談のため、有給取得の申請

### 連絡事項:
来年度の営業計画について、早めの準備が必要。スケジュール立案時に考慮し、後日詳細を報告予定。

このように、対話形式で情報を入力していくことで、簡単に構造化された日報を作成することができます。これにより、日報作成の時間を大幅に短縮し、より本質的な業務に時間を割くことが可能になります。

カスタマイズの重要性

ここで紹介した2つのGPTsツールは、汎用的な使用を想定して作成されています。しかし、各企業や部署によって必要な情報や形式は異なるため、これらのツールを自社の要件に合わせてカスタマイズすることが非常に重要です。

カスタマイズのポイント

必要な項目の追加・削除: 自社で特に重要視している項目があれば追加し、不要な項目は削除します。
用語の統一: 社内で使用している専門用語や略語を反映させ、より自然な文章を生成できるようにします。
フォーマットの調整: 出力される文書のフォーマットを、既存の社内文書に合わせて調整します。
セキュリティ考慮: 機密情報の取り扱いに注意し、必要に応じて情報のマスキングや制限を設定します。
ワークフローとの統合: 既存の業務システムやワークフローと連携できるよう、出力形式やデータ連携を調整します。

カスタマイズを行うことで、これらのツールはより効果的に機能し、本当の意味での業務改善につながります。また、使用する社員にとっても、より使いやすく、自然なツールとなります。

おわりに

本記事では、ChatGPTを活用した議事録作成ツールと日報作成ツールについて紹介しました。これらのツールは、日々の業務で多くの時間を費やしている作業を大幅に効率化し、業務プロセス全体の改善につながる可能性を秘めています。

特に注目すべき点は、これらのツールが単なる自動化だけでなく、情報の構造化や重要ポイントの抽出など、付加価値の高い機能を提供していることです。これにより、単に時間を節約するだけでなく、より質の高い情報共有や意思決定支援が可能になります。

しかし、これらのツールを最大限に活用するためには、自社の業務プロセスや要件に合わせたカスタマイズが不可欠です。また、AIツールの導入に伴う社内のルール整備や、セキュリティ面での配慮も忘れてはいけません。

今後、AIの進化とともにこのようなツールはさらに高度化し、より多くの業務領域で活用されていくことでしょう。ビジネスリーダーには、これらの技術革新をいち早く取り入れ、組織の生産性と競争力を高めていくことが求められます。

AIツールは決して人間の仕事を奪うものではなく、むしろ

人間がより創造的で戦略的な業務に集中するための強力な支援ツールとなります。これらのツールを適切に活用し、人間の能力と AIの処理能力を最適に組み合わせることで、ビジネスの新たな可能性が開かれていくことでしょう。

最後に、このような業務改善ツールの導入は、単なる効率化だけでなく、働き方改革の一環としても捉えることができます。長時間労働の削減や、より付加価値の高い業務への注力など、社員の満足度向上やワークライフバランスの改善にもつながる可能性があります。

今回紹介したツールをきっかけに、皆さまの組織でもAIを活用した業務改善について検討してみてはいかがでしょうか。技術の進化とともに、私たちの働き方も進化していくことを期待しています。

よくある質問（Q&A）

Q1: これらのツールを使用する際のセキュリティ面での懸念事項はありますか？
A1: セキュリティは重要な考慮事項です。機密情報の取り扱いには十分注意し、必要に応じて情報のマスキングや、セキュアな環境での使用を検討してください。また、社内のセキュリティポリシーに沿った運用が必要です。

Q2: これらのツールを導入することで、どの程度の時間短縮が期待できますか？
A2: 具体的な時間短縮効果は業務の複雑さや量によって異なりますが、一般的に議事録や日報作成にかかる時間を50-70%程度削減できると言われています。ただし、初期段階での調整やカスタマイズに時間がかかる場合もあります。

Q3: AIが作成した内容に誤りがあった場合、どのように対処すべきですか？
A3: AIの出力は常に人間がチェックし、必要に応じて修正することが重要です。また、誤りのパターンを分析し、AIモデルの再学習やプロンプトの調整を行うことで、精度を向上させることができます。

Q4: これらのツールを使いこなすために、特別なスキルや研修は必要ですか？
A4: 基本的な操作は直感的で簡単ですが、より効果的に活用するためには、AIの特性や限界を理解し、適切なプロンプトの書き方などを学ぶことが有効です。社内での研修やガイドラインの作成をお勧めします。

Q5: 既存の業務システムとの連携は可能ですか？
A5: 多くの場合、APIを通じて既存のシステムと連携することが可能です。ただし、具体的な連携方法や難易度は、既存システムの仕様や連携の深さによって異なります。IT部門や外部のシステム開発者と相談しながら進めることをお勧めします。

詳しくは15分の動画で解説しました。
https://www.youtube.com/watch?v=M9KHKjs2YnA

GPTs｢業務改善できる！議事録(Zoom対応)日報(ロープレ)作成｣の続きはYouTubeメンバーシップで！イーンスパイア株式会社

0:00 🎤 導入と今日のテーマ
1:11 📝 業務改善ツールの紹介
2:21 🔍 Zoom対応議事録作成の使い方
3:33 🛠️ GPTsを使わない議事録の作成方法
4:41 📋 オリジナル議事録作成ツールの特徴
5:52 🔄 議事録ツールの動作確認
7:02 🎯 議事録作成ツールのカスタマイズ方法
8:12 🗒️ ロープレ形式日報作成ツールの紹介
9:19 📊 日報作成ツールの実践例
10:30 🚀 ロープレ形式による日報作成の流れ
12:49 📅 日報への追加情報記入
13:58 🤖 カスタムGPTsの必要性と利点

上記の動画はYouTubeメンバーシップのみ
公開しています。詳しくは以下をご覧ください。
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